Digitalisasi Arsip: Bukan Sekedar Tren Era Digital, Tapi Bentuk Menjaga Warisan - MuhammadiyahNews.com

Oleh: Fita Apriaulia Kusuma Anggorojati*

Di era digital saat ini info dapat diciptakan, disebar, ditemukan, dan diakses dengan mudahnya. Perkembangan teknologi sangat masif dengan akses internet sepanjang waktu. Dibalik gemerlapnya teknologi yangg serba mudah dan sigap ini, terdapat kekayaan karun berupa arsip yangg menyimpan jejak sejarah dan memori kolektif suatu lembaga dan bangsa.

Seiring berjalannya waktu, organisasi dan perusahaan semakin berjuntai pada teknologi komunikasi info sebagai komponen krusial dari bagian operasional mereka. Akibatnya, info yangg terekam mulai beranjak dari yangg semula berbentuk bentuk kertas menjadi corak elektronik, baik sebagian alias seluruhnya.

Arsip merupakan bukti pertanggungjawaban kerja yangg kudu selalu dipelihara, dirawat, dan dilindungi keberadaannya. Namun tidak semua arsip diperlakukan sama, lantaran masing-masing arsip mempunyai nila guna yangg berbeda.

Nilai guna yangg dikandung arsip dapat meliputi administrative value, financial value, research value, educational value, documentary value, dan hystorical value. Dari sejumlah nilai guna tersebut bakal sangat menentukan faedah arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan menjadi referensi bagi organisasi alias perusahaan ketika membikin kebijakan.

Transformasi Arsip Digital

Arsip yangg mempunyai nilai guna lebih tinggi bakal disimpan dan dipertahankan menjadi arsip statis.  Proses digitalisasi arsip merupakan salah satu upaya untuk melindungi info arsip. Digitalisasi arsip adalah proses mengkonversi arsip dari format tercetak, audio maupun video menjadi corak digital dengan menggunakan perangkat dan proses tertentu.

Kemunculan info dalam corak elektronik ataupun tren digitalisasi merupakan perihal yangg tak bisa dihindari sebagai bagian dari proses modernisasi di era digital.

Kehadiran arsip dalam format elektronik menawarkan sejumlah kemudahan dan beragam kesempatan yangg sebelumnya tidak dimiliki arsip dalam format bentuk dalam pengelolaannya.

Diantaranya dapat menghemat tempat penyimpanan arsip fisik, meningkatkan aksesibilitas lantaran telah terintegrasi dalam satu sistem, kemudian memudahkan dalam pencarian dan pengolahan informasinya, meningkatkan jasa arsip kepada pengguna, melindungi keamanan dan kerahasiaan arsip, mengurangi biaya untuk penyimpanan arsip bentuk yangg memerlukan ruang dan media simpan yangg sesuai, kesiapsiagaan bakal musibah dengan ‘salinan’ arsip yangg telah didigitalisasi.

Tantangan dalam Digitalisasi Arsip

Arsip digital merupakan salah satu akibat perkembangan teknologi informasi. Lembaga yangg sebelumnya mengelola arsip dan arsip konvensional tidak dapat mengelak pada keharusan untuk berbenah mengikuti perkembangan yangg terjadi secara teknis maupun kebijakan.

Baca Juga: Strategi Perlindungan Privasi Data Pribadi di Media Sosial 

Transformasi ini biasanya dimulai dengan formulasi kebijakan dan pergantian infrastruktur. Arsip elektronik hanya dapat diakses melalui mesin pembaca seperti komputer yangg kemudian dalam perkembangannya memerlukan support jaringan internet untuk berbagi.

Meski dengan segala kemudahan digitalisasi arsip tentunya membawa tantangan tersendiri dalam pelaksanaannya. Arsip digital tentu memerlukan pengelolaan dengan kompleksitas berbeda dengan arsip konvensional. Terutama bagi lembaga yangg baru mengalihmediakan arsipnya menjadi arsip digital.

Perlu mempersiapkan peralatan untuk alih media dan prasarana teknologi yangg memadai, kurangnya sumber daya yangg bisa mengelolanya, serta ancaman keamanan info privasi arsip yangg perlu ditingkatkan guna melindungi arsip dari ancaman kebocoran info alias ancaman lainnya.

Selain itu, dalam mendigitalisasi arsip kudu dilakukan sesuai dengan prosedur yangg betul agar mempunyai kekuatan norma sebagaimana ditegaskan dalam PP Nomor 88 tahun 1999 pasal 5. arsip digital dengan bentuknya yangg tak mempunyai bentuk wujud dapat menimbulkan perdebatan mengenai aspek legalitasnya.

Misalnya, beberapa lembaga tetap belum dapat sepakat bahwa surat digital mempunyai kedudukan yangg sama dengan surat fisik. Lebih lanjut, institusi-insitusi lain juga tetap mempertimbangkan stempel ataupun tandatangan basah sebagai parameter orisinalitas. Oleh lantaran itu, setiap mengalih mediakan arsip arsip wajib dilegalisasi oleh pemimpin lembaga alias perusahaan dengan membikin buletin aktivitas terkait.

Digitalisasi arsip bukan sekadar tren era 4.0 yangg semua perihal beralih bentuk pada aspek digital. Digitalisasi arsip juga merupakan salah satu corak preservasi arsip yangg krusial di era digital guna melestarikan warisan bangsa, menjaga bukti-bukti dan info krusial bagi generasi mendatang. Dengan digitalisasi arsip, arsip dapat dikelola dan dilestarikan dengan lebih efisien, aksesibilitas arsip dapat ditingkatkan, dan jasa arsip dapat dimaksimalkan.

Meskipun dalam prosesnya mempunyai beberapa tantangan, digitalisasi arsip menawarkan banyak faedah bagi organisasi dan masyarakat. Dengan perencanaan dan penyelenggaraan yangg matang, digitalisasi arsip dapat menjadi solusi yangg efektif untuk melestarikan warisan masa lampau dan membuka gerbang akses bagi generasi saat ini dan yangg bakal datang.

*Mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.